Zugang
Brauche ich ein Konto?
Sie müssen sich anmelden, aber vorab nichts einrichten. Öffnen Sie den Link in der Anfrage-E-Mail, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und bestätigen Sie sie mit dem Einmalcode, den Sie erhalten. Mehr dazu unter Anmeldung und Zugang für Kolleginnen und Kollegen.
Auf der Seite steht „This link is no longer active“ (Dieser Link ist nicht mehr aktiv)
Das Portal konnte Sie der Anfrage nicht zuordnen. Entweder haben Sie sich mit einer E-Mail-Adresse angemeldet, die es für Ihr Unternehmen nicht kennt, oder Ihr Kunde hat die Anfrage pausiert oder geschlossen.
Öffnen Sie den Link in einem privaten Browserfenster und melden Sie sich mit der Adresse an, an die die Anfrage-E-Mail gesendet wurde. Wenn das nicht hilft, bitten Sie Ihre Ansprechperson beim Kunden, die Anfrage erneut zu senden. Mehr dazu unter Anmeldung und Zugang für Kolleginnen und Kollegen.
Ich habe den Anmeldecode nicht erhalten
Sehen Sie in Ihrem Spam- oder Junk-Ordner nach und fordern Sie dann auf der Anmeldeseite einen neuen Code an. Achten Sie darauf, dass Sie die Adresse eingegeben haben, an die die Anfrage gesendet wurde.
Die Anfrage ging an die falsche Person
Leiten Sie die E-Mail an die richtige Person in Ihrem Unternehmen weiter. Wenn deren geschäftliche Adresse zur selben E-Mail-Domain des Unternehmens gehört wie Ihre, kann sie sich damit sofort anmelden. Andernfalls öffnen Sie das Portal selbst und fügen Sie die Person unter Vendor contacts (Lieferantenkontakte) hinzu. Mehr dazu unter Kolleginnen und Kollegen Zugang geben.
In meiner E-Mail gibt es keine Schaltfläche und keinen Link
Der Link steht in der formatierten Fassung der E-Mail. Wenn Ihr E-Mail-Programm nur reinen Text anzeigt, wechseln Sie zur HTML-Ansicht oder bitten Sie Ihre Ansprechperson beim Kunden um den Link zum Portal.
Antworten
Gibt es eine Frist?
Certivo nennt weder in der Anfrage-E-Mail noch im Portal ein Fälligkeitsdatum. Wenn Ihr Kunde bis zu einem bestimmten Tag eine Antwort braucht, steht das in seiner Nachricht oder er teilt es Ihnen gesondert mit. Fragen Sie im Zweifel Ihre Ansprechperson dort.
Eine Anfrage trifft auf uns nicht zu oder wir liefern dieses Teil nicht
Im Portal lässt sich eine Anfrage weder als „nicht zutreffend“ kennzeichnen noch ablehnen. Informieren Sie Ihre Ansprechperson beim Kunden, damit der Kunde seine Daten berichtigen kann. Bis dahin bleibt die Anfrage in Ihrer Liste, und Sie erhalten weiter Erinnerungen.
Ich habe das angefragte Dokument nicht
Wenn die Spalte Details Document or questionnaire (Dokument oder Fragebogen) zeigt, klicken Sie auf Add Evidence (Nachweis hinzufügen) und füllen Sie den Fragebogen aus. Wenn nur ein Dokument akzeptiert wird, teilen Sie Ihrer Ansprechperson beim Kunden mit, was Sie vorlegen können.
Bei einer Anfrage steht „No evidence action available“ (Keine Nachweisaktion verfügbar)
Diese Anfrage hat keine eigene Schaltfläche. Lesen Sie in der Spalte Details, was Ihr Kunde braucht. Senden Sie das Dokument dann über Upload Documents (Dokumente hochladen) oben auf der Seite oder über das Upload-Feld links. Wenn Sie nicht sicher sind, was Sie senden sollen, fragen Sie Ihre Ansprechperson beim Kunden.
Meine Datei lässt sich nicht hochladen
Prüfen Sie drei Dinge:
- Format: PDF, DOCX, XLSX und XLS funktionieren überall. Bilder (PNG, JPG) funktionieren nur, wenn Sie sie zu einer bestimmten Anfrage hochladen, und zwar über die Schaltfläche der Anfrage in der Spalte Action (Aktion). Eine DOC-Datei speichern Sie zuerst als DOCX oder PDF.
- Größe: Jede Datei darf höchstens 50 MB groß sein.
- Anzahl: Das Upload-Feld links nimmt 5 Dateien auf einmal an. Beim Hochladen direkt zu einer Anfrage sind es 10.
Im Upload-Feld verhindert eine einzige ungeeignete Datei, dass die übrigen hochgeladen werden. Entfernen Sie sie und versuchen Sie es erneut.
Kann ich einfach auf die E-Mail antworten?
Ja. Hängen Sie Ihre Dokumente als PDF-Dateien an und antworten Sie. Ihr Kunde erhält sie und prüft jedes einzelne. Senden Sie Ihre Antwort von der Adresse, an die die Anfrage ging, damit sie Ihrem Unternehmen zugeordnet wird.
Per E-Mail gesendete Dokumente sind nicht so mit einer bestimmten Anfrage verknüpft wie ein Dokument, das Sie im Portal zu einer Anfrage hochladen.
Kann ich für viele Teile auf einmal antworten?
Meistens ja. Setzen Sie auf der Registerkarte All Requests (Alle Anfragen) ein Häkchen bei den Zeilen, klicken Sie auf Add Evidence und dann in jeder Gruppe, die das anbietet, auf Fill questionnaire (Fragebogen ausfüllen). Mehr dazu unter Mehrere Anfragen auf einmal beantworten.
Kann ich die Liste der Anfragen herunterladen?
Im Portal nicht. Die Anfrage-E-Mail enthält eine Tabelle der offenen Anfragen. In einem Fragebogen können Sie mit Export as PDF (Als PDF exportieren) oder Export as Excel (Als Excel exportieren) eine Kopie Ihrer Antworten sichern.
Gibt es das Portal in anderen Sprachen?
Das Portal und die E-Mails gibt es nur auf Englisch. Diese Hilfeseiten gibt es in mehreren Sprachen. Nutzen Sie dazu das Sprachmenü oben auf der Seite. Auf den übersetzten Seiten bleiben die Namen von Schaltflächen und Registerkarten englisch, so wie sie im Portal erscheinen.
Nach der Antwort
Ich habe ein Dokument hochgeladen, aber die Anfrage steht noch in der Liste
Das ist normal. Eine Anfrage bleibt offen, bis Ihr Kunde das Dokument geprüft hat und seine Prüfungen bestanden sind. Verfolgen Sie den Fortschritt auf der Registerkarte Your Documents (Ihre Dokumente). Mehr dazu unter Was nach Ihrer Antwort geschieht.
Mein Lieferanten-Score hat sich nicht geändert
Der Score wird im Hintergrund neu berechnet. Es kann einige Stunden dauern, bis er aktuell ist. Er zählt nur abgeschlossene Anfragen, nicht Dokumente, die noch geprüft werden.
Mein Dokument wurde abgelehnt
Öffnen Sie Your Documents, wählen Sie das abgelehnte Dokument aus und lesen Sie die Kommentare Ihres Kunden. Laden Sie dann auf der Startseite des Portals eine korrigierte Fassung hoch.
Kann ich ein hochgeladenes Dokument ersetzen oder löschen?
Im Portal können Sie ein Dokument nicht löschen. Um eines zu ersetzen, laden Sie die neue Fassung hoch. Wenn Sie etwas versehentlich gesendet haben, informieren Sie Ihre Ansprechperson beim Kunden.
Ich habe geantwortet, bekomme aber weiter Erinnerungs-E-Mails
Erinnerungen kommen, solange noch eine Anfrage offen ist. Dazu zählen auch Anfragen, die auf die Prüfung durch Ihren Kunden warten. Die Erinnerungen enden, wenn alles abgeschlossen ist. Einen Link zum Abbestellen gibt es nicht. Fragen Sie deshalb Ihre Ansprechperson beim Kunden, wenn die Erinnerungen früher enden sollen.
Benachrichtigungen
Was ist die Registerkarte Notifications (Benachrichtigungen)?
Sie führt regulatorische Neuerungen und Mitteilungen auf, die Ihr Kunde Ihnen über Certivo gesendet hat. Wählen Sie eine aus, um sie zu lesen oder als PDF herunterzuladen. Benachrichtigungen dienen Ihrer Information. Es sind keine Anfragen, und sie müssen nicht beantwortet werden.
Kommen Sie nicht weiter?
Siehe Support kontaktieren.