Warum Sie eine Anfrage von Certivo erhalten haben

Was es mit der E-Mail auf sich hat, woran Sie erkennen, dass sie echt ist, und was Sie als Nächstes tun.

Sie haben eine E-Mail erhalten, in der Sie um Compliance-Dokumente gebeten werden. Sie wurde im Auftrag eines Ihrer Kunden über Certivo versendet. Diese Seite erklärt, wer Certivo ist, wie Sie prüfen, ob die E-Mail echt ist, und wie es weitergeht.

Wer ist Certivo?

Certivo ist die Plattform, mit der Ihr Kunde Informationen zur Produkt-Compliance von seinen Lieferanten einholt und verwaltet. Die Anfrage kommt von Ihrem Kunden. Certivo versendet sie, stellt Ihnen das Portal für Ihre Antwort bereit und behält für Ihren Kunden den Überblick über die Antworten.

Woran Sie erkennen, dass die E-Mail echt ist

Die Anfrage-E-Mail — Oben in der Anfrage-E-Mail steht der Name Ihres Kunden.

Eine über Certivo gesendete Anfrage hat diese Merkmale:

Die Absenderadresse endet auf @mail.certivo.com. Meist beginnt sie mit supplier-requests-, gefolgt vom Namen Ihres Kunden.
Sie nennt Ihren Kunden. Die Überschrift lautet „Document Request from“ (Dokumentenanfrage von), gefolgt vom Firmennamen des Kunden. Der Betreff lautet meist „Compliance Documentation Request from“ (Anfrage nach Compliance-Dokumenten von), gefolgt vom selben Namen.
Sie enthält eine Schaltfläche. Die Schaltfläche ist mit „Access Vendor Portal“ (Lieferantenportal öffnen) beschriftet und öffnet eine Seite unter einer certivo.com-Adresse.
Sie führt auf, was angefragt wird. Eine Tabelle mit der Überschrift „Pending Compliance Actions“ (Offene Compliance-Aufgaben) zeigt die Teile oder Produkte und die jeweilige Aufgabe.
Für den Zugang bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse. Das Portal fragt nach Ihrer E-Mail-Adresse und sendet Ihnen einen Einmalcode. Sie können sich auch mit einem Google- oder Microsoft-Konto anmelden. Ein Passwort müssen Sie nicht anlegen.

Die Schaltfläche und die Liste der Anfragen — Weiter unten öffnet die Schaltfläche das Portal, und die Tabelle führt jede Anfrage auf.

Warum Ihr Kunde anfragt

Vorschriften wie RoHS, REACH und die PFAS-Regelungen verlangen, dass Unternehmen nachweisen, was in den Produkten enthalten ist, die sie verkaufen. Das reicht zurück bis zu den Teilen und Materialien, die Sie liefern. Ihr Kunde braucht deshalb Informationen von Ihnen, um seine eigenen Pflichten zu erfüllen.

Ihr Kunde bittet Sie möglicherweise um:

eine Konformitätsbescheinigung für eine Vorschrift
eine vollständige Materialdeklaration für ein Teil
einen Bericht zu Konfliktmineralien (CMRT oder EMRT)

Unter Welche Dokumente angefragt werden können finden Sie eine Erklärung zu jedem Dokument.

Was Sie als Nächstes tun

Klicken Sie in der E-Mail auf Access Vendor Portal.
Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und dem Einmalcode an, den Sie erhalten, oder mit Ihrem Google- oder Microsoft-Konto.
Sehen Sie Ihre Anfragen durch. Laden Sie dann für jede Anfrage ein Dokument hoch oder füllen Sie einen Fragebogen aus.

Die Seite „Your Vendor Portal“ (Ihr Lieferantenportal) — Das Portal zeigt Ihre offenen Anfragen dieses Kunden.

Auf eine Anfrage antworten führt Sie durch jeden Schritt.

Sie können auch auf die E-Mail antworten und Ihre Dokumente als PDF-Dateien anhängen. Die Dokumente gehen zur Prüfung an Ihren Kunden. Im Portal können Sie jedes Dokument der Anfrage zuordnen, die es beantwortet.

Warum Sie die E-Mail mehrmals erhalten können

Solange Sie offene Anfragen haben, sendet Certivo in einem von Ihrem Kunden festgelegten Abstand Erinnerungen. Eine Erinnerung ist dieselbe E-Mail mit der aktualisierten Liste der offenen Anfragen. Der Betreff beginnt meist mit „Update:“ (Aktualisierung). Die Erinnerungen enden, sobald alle Anfragen abgeschlossen sind.