貴社に、コンプライアンス書類の提出を依頼するメールが届きました。このメールは、貴社の顧客に代わって Certivo から送信されたものです。このページでは、Certivo とは何か、メールが本物かどうかを確認する方法、今後の流れを説明します。
Certivo とは
Certivo は、貴社の顧客がサプライヤーから製品コンプライアンス情報を収集し、管理するために利用しているプラットフォームです。依頼元は顧客です。Certivo は依頼を送信し、回答するための場所を提供し、顧客に代わって回答を管理します。
メールが本物かどうかを見分ける方法
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Certivo を通じて送信された依頼には、次の特徴があります。
- 送信元のアドレスが
@mail.certivo.comで終わっています。通常はsupplier-requests-で始まり、その後に顧客の名前が続きます。 - 顧客の名前が記載されています。見出しは「Document Request from」（〜からの書類依頼）に顧客の会社名が続く形で、件名は通常、「Compliance Documentation Request from」（〜からのコンプライアンス書類の依頼）に同じ会社名が続く形です。
- 「Access Vendor Portal」（ベンダーポータルにアクセス）というボタンがあります。このボタンを選択すると、certivo.com のアドレスのページが開きます。
- 依頼の内容が一覧になっています。「Pending Compliance Actions」（未完了のコンプライアンス対応）という見出しの表に、対象の部品または製品と、それぞれのタスクが示されています。
- メールアドレスを確認してからポータルに入ります。ポータルでメールアドレスを入力すると、ワンタイムコードが送信されます。Google または Microsoft のアカウントでサインインすることもできます。パスワードを作成する必要はありません。
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顧客が情報を求める理由
RoHS、REACH、PFAS 規制などの法規制により、企業は、販売する製品に何が含まれているかを示すことを求められています。その対象は貴社が供給する部品や材料にまでさかのぼるため、顧客が自社の義務を果たすには、貴社からの情報が必要です。
次のものを求められる場合があります。
- 規制に対する適合証明書
- 部品の全成分開示
- 紛争鉱物報告書（CMRT または EMRT）
それぞれの説明は、「提出を求められることのある書類」を参照してください。
次に行うこと
- メールの Access Vendor Portal を選択します。
- メールアドレスと、送信されたワンタイムコードでサインインします。Google または Microsoft のアカウントでサインインすることもできます。
- 依頼を確認し、それぞれの依頼について、書類をアップロードするか、質問票に記入します。
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各ステップの詳しい手順は、「依頼に回答する」を参照してください。
メールに返信し、書類を PDF ファイルとして添付して送ることもできます。送った書類は顧客に届き、レビューされます。ポータルでは、それぞれの書類を、該当する依頼に添付できます。
同じメールが何度も届く理由
未完了の依頼がある間、Certivo は、顧客が設定した間隔でリマインダーを送信します。リマインダーは依頼メールと同じ内容で、未完了の依頼の一覧だけが最新の状態に更新されています。件名は通常「Update:」（更新）で始まります。すべての依頼が完了すると、リマインダーは送信されなくなります。