Vous avez reçu un e-mail vous demandant des documents de conformité. Il a été envoyé par l'intermédiaire de Certivo, pour le compte de l'un de vos clients. Cette page explique qui est Certivo, comment vérifier que l'e-mail est authentique et ce qui se passe ensuite.
Qui est Certivo ?
Certivo est la plateforme que votre client utilise pour recueillir et gérer les informations de conformité des produits auprès de ses fournisseurs. La demande émane de votre client. Certivo l'envoie, met à votre disposition un espace pour y répondre et assure le suivi des réponses pour le compte de votre client.
Comment vérifier que l'e-mail est authentique
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Une demande envoyée par l'intermédiaire de Certivo présente les caractéristiques suivantes :
- L'adresse de l'expéditeur se termine par
@mail.certivo.com. Elle commence généralement parsupplier-requests-, suivi du nom de votre client. - Le nom de votre client y figure. Le titre indique « Document Request from » (Demande de documents de la part de), suivi du nom de l'entreprise cliente. L'objet indique généralement « Compliance Documentation Request from » (Demande de documents de conformité de la part de), suivi du même nom.
- Un bouton « Access Vendor Portal » (Accéder au portail fournisseur) se trouve dans l'e-mail. Il ouvre une page du domaine certivo.com.
- Elle énumère ce qui vous est demandé. Un tableau intitulé « Pending Compliance Actions » (Actions de conformité en attente) indique les pièces ou les produits concernés et la tâche à effectuer pour chacun.
- Vous confirmez votre adresse e-mail pour accéder au portail. Le portail vous demande votre adresse e-mail et vous envoie un code à usage unique. Vous pouvez aussi vous connecter avec un compte Google ou Microsoft. Vous n'avez pas besoin de créer de mot de passe.
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Pourquoi votre client vous sollicite
Des réglementations comme RoHS, REACH et les règles relatives aux PFAS imposent aux entreprises de justifier de la composition des produits qu'elles vendent. Cette obligation remonte jusqu'aux pièces et aux matériaux que vous fournissez. Votre client a donc besoin d'informations de votre part pour respecter ses propres obligations.
Il peut vous être demandé :
- Un certificat de conformité à une réglementation
- Une déclaration complète des matériaux pour une pièce
- Un rapport sur les minerais de conflit (CMRT ou EMRT)
L'article Les documents qui peuvent vous être demandés présente chacun de ces documents.
Que faire ensuite
- Sélectionnez Access Vendor Portal dans l'e-mail.
- Connectez-vous avec votre adresse e-mail et le code à usage unique qui vous est envoyé, ou avec votre compte Google ou Microsoft.
- Passez vos demandes en revue, puis importez un document ou remplissez un questionnaire pour chacune.
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L'article Répondre à une demande détaille chaque étape.
Vous pouvez aussi répondre à l'e-mail en joignant vos documents au format PDF. Ils sont transmis à votre client pour examen. Dans le portail, vous pouvez joindre chaque document à la demande à laquelle il répond.
Pourquoi vous pouvez recevoir l'e-mail plusieurs fois
Certivo envoie un rappel à l'intervalle choisi par votre client, tant que vous avez des demandes en cours. Le rappel reprend le même e-mail, avec la liste à jour des demandes en attente. Son objet commence généralement par « Update: » (Mise à jour). Les rappels cessent dès que toutes les demandes sont terminées.