Lorsque vous répondez à une demande, vos documents et vos réponses sont transmis au client qui les a demandés. Certivo les traite selon les mêmes politiques que le reste des données de sa plateforme. Cette page résume ce que cela signifie pour vous et renvoie vers les documents complets.
Qui peut voir ce que vous importez
- Le client qui a envoyé la demande. Vos fichiers importés et vos réponses sont stockés dans l'espace de travail Certivo de ce client. Son équipe conformité peut les consulter et examine chaque document importé.
- Les personnes de votre propre entreprise qui ont accès au portail. Toute personne qui peut se connecter à partir du même lien de demande voit les mêmes demandes, les mêmes brouillons enregistrés et les mêmes documents importés. Consultez l'article Se connecter et donner accès à des collègues.
- Les autres clients de Certivo ne peuvent pas les voir. Si vous êtes fournisseur de deux entreprises sans lien entre elles qui utilisent toutes deux Certivo, chacune ne voit que ce que vous lui avez envoyé, et vous répondez à chacune séparément.
Cela vaut pour ce que vous envoyez par le portail ou par e-mail. Les documents que votre entreprise publie ouvertement, par exemple sur son site web, sont publics et ne sont pas concernés.
Il existe une exception. Si votre client appartient à un groupe de sociétés qui utilisent Certivo ensemble, les justificatifs établis au niveau de l'entreprise que vous envoyez, comme un certificat ou des réponses à un questionnaire qui couvrent toute votre entreprise, peuvent être mis à la disposition des autres sociétés de ce groupe qui se fournissent également auprès de vous. Elles peuvent les consulter, mais pas les modifier. Les documents et les réponses qui portent sur des pièces ou des produits précis ne sont pas partagés de cette manière.
Votre client a la maîtrise des informations
Certivo traite ce que vous envoyez pour le compte du client qui l'a demandé, et c'est ce client qui en a la maîtrise. Si vous souhaitez qu'un document soit supprimé ou corrigé, ou savoir combien de temps il est conservé, adressez-vous à ce client.
Vous ne pouvez pas supprimer un document depuis le portail. Pour en remplacer un, importez la nouvelle version.
Comment vos informations sont protégées
- Le lien figurant dans l'e-mail de demande n'ouvre pas le portail à lui seul. Vous devez vous connecter avec une adresse e-mail que le portail reconnaît comme appartenant à votre entreprise.
- Certivo chiffre les données en transit et au repos.
- Les services de Certivo sont hébergés aux États-Unis.
Ce que Certivo fait d'un document
- Votre client examine le document importé, puis l'accepte ou le rejette.
- Une fois le document accepté, CORA, l'assistant IA de conformité de Certivo, le lit et en extrait les informations de conformité.
- Ces informations sont vérifiées, puis utilisées pour mettre à jour le statut de vos pièces auprès de ce client.
Vous pouvez suivre ces étapes dans l'onglet Your Documents (Vos documents). Consultez l'article Ce qui se passe après votre réponse.
Les documents que vous envoyez par e-mail
Si vous répondez à un e-mail de demande avec des pièces jointes, votre réponse est transmise à l'espace de travail Certivo de votre client. Votre client examine chaque pièce jointe avant qu'elle soit utilisée.
Les politiques de Certivo
- Politique de confidentialité (en anglais)
- Confiance et sécurité (en anglais)
- Documents juridiques (en anglais), y compris la liste des sous-traitants ultérieurs
Pour toute demande concernant la protection de vos propres données personnelles, écrivez à hello@certivo.com.