Quando rispondi a una richiesta, i tuoi documenti e le tue risposte arrivano al cliente che li ha richiesti. Certivo li gestisce secondo le stesse policy che valgono per tutto il resto della sua piattaforma. Questa pagina riassume che cosa significa per te e rimanda ai documenti completi.
Chi può vedere ciò che carichi
- Il cliente che ha inviato la richiesta. I file che carichi e le tue risposte sono conservati nell'area di lavoro Certivo di quel cliente. Lì il team del cliente che si occupa di conformità può vederli ed esamina ogni documento caricato.
- Le persone della tua azienda che hanno accesso al portale. Chiunque riesca ad accedere tramite lo stesso link di richiesta vede le stesse richieste, le stesse bozze salvate e gli stessi documenti caricati. Vedi Accedere e dare accesso ai colleghi.
- Gli altri clienti di Certivo non possono vederli. Se sei fornitore di due aziende non collegate tra loro che usano entrambe Certivo, ciascuna vede solo ciò che le hai inviato, e rispondi a ciascuna separatamente.
Questo vale per ciò che invii tramite il portale o per e-mail. I documenti che la tua azienda pubblica liberamente, ad esempio sul proprio sito web, sono pubblici e non rientrano in queste regole.
C'è un'eccezione. Se il tuo cliente fa parte di un gruppo societario le cui aziende usano Certivo insieme, le evidenze a livello aziendale che invii, come un certificato o le risposte a un questionario che riguardano tutta la tua azienda, possono essere rese disponibili alle altre aziende del gruppo che acquistano anch'esse da te. Queste aziende possono leggerle ma non modificarle. I documenti e le risposte relativi a componenti o prodotti specifici non vengono condivisi in questo modo.
Il tuo cliente ha il controllo delle informazioni
Certivo tratta ciò che invii per conto del cliente che lo ha richiesto, ed è quel cliente ad averne il controllo. Se vuoi far rimuovere o correggere un documento, o sapere per quanto tempo viene conservato, rivolgiti a quel cliente.
Non puoi eliminare un documento dal portale. Per sostituirlo, carica la nuova versione.
Come sono protette le informazioni
- Il link nell'e-mail di richiesta da solo non apre il portale. Devi accedere con un indirizzo e-mail che il portale riconosce per la tua azienda.
- Certivo cifra i dati sia durante la trasmissione sia quando sono archiviati.
- I servizi di Certivo sono ospitati negli Stati Uniti.
Che cosa fa Certivo con un documento
- Il tuo cliente esamina il file caricato e lo accetta o lo rifiuta.
- Una volta accettato il documento, CORA, l'assistente IA di Certivo per la conformità, lo legge e ne ricava le informazioni di conformità.
- Queste informazioni vengono controllate e poi usate per aggiornare lo stato dei tuoi componenti presso quel cliente.
Puoi seguire questi passaggi nella scheda Your Documents (I tuoi documenti). Vedi Che cosa succede dopo aver risposto.
Documenti inviati per e-mail
Se rispondi a un'e-mail di richiesta con degli allegati, la risposta viene recapitata nell'area di lavoro Certivo del tuo cliente. Il tuo cliente esamina ogni allegato prima che venga utilizzato.
Le policy di Certivo
- Informativa sulla privacy (in inglese)
- Affidabilità e sicurezza (in inglese)
- Documenti legali (in inglese), compreso l'elenco dei sub-responsabili del trattamento
Per una richiesta in materia di privacy che riguarda i tuoi dati personali, scrivi a hello@certivo.com.