Wenn Sie auf eine Anfrage antworten, gehen Ihre Dokumente und Antworten an den Kunden, der sie angefordert hat. Certivo behandelt sie nach denselben Richtlinien wie alles andere auf seiner Plattform. Diese Seite fasst zusammen, was das für Sie bedeutet, und verlinkt auf die vollständigen Dokumente.
Wer sehen kann, was Sie hochladen
- Der Kunde, der die Anfrage gesendet hat. Ihre hochgeladenen Dateien und Ihre Antworten werden im Certivo-Arbeitsbereich dieses Kunden gespeichert. Dort kann sein Compliance-Team sie sehen und prüft jedes hochgeladene Dokument.
- Personen in Ihrem eigenen Unternehmen, die Zugang zum Portal haben. Wer sich über denselben Anfrage-Link anmelden kann, sieht dieselben Anfragen, gespeicherten Entwürfe und hochgeladenen Dokumente. Mehr dazu unter Anmeldung und Zugang für Kolleginnen und Kollegen.
- Andere Certivo-Kunden können sie nicht sehen. Wenn Sie zwei voneinander unabhängige Unternehmen beliefern, die beide Certivo nutzen, sieht jedes nur, was Sie ihm gesendet haben, und Sie antworten jedem getrennt.
Das gilt für alles, was Sie über das Portal oder per E-Mail senden. Dokumente, die Ihr Unternehmen frei zugänglich veröffentlicht, zum Beispiel auf seiner Website, sind öffentlich und fallen nicht darunter.
Es gibt eine Ausnahme. Gehört Ihr Kunde zu einer Unternehmensgruppe, deren Unternehmen Certivo gemeinsam nutzen, können Nachweise auf Unternehmensebene, die Sie einreichen, den anderen Unternehmen dieser Gruppe bereitgestellt werden, die ebenfalls bei Ihnen einkaufen. Das sind zum Beispiel eine Bescheinigung oder Fragebogenantworten, die Ihr gesamtes Unternehmen abdecken. Diese Unternehmen können sie lesen, aber nicht ändern. Dokumente und Antworten zu bestimmten Teilen oder Produkten werden auf diesem Weg nicht weitergegeben.
Ihr Kunde bestimmt über die Informationen
Certivo verarbeitet, was Sie einreichen, im Auftrag des Kunden, der es angefordert hat. Dieser Kunde bestimmt darüber. Wenn Sie möchten, dass ein Dokument entfernt oder berichtigt wird, oder wissen möchten, wie lange es aufbewahrt wird, wenden Sie sich an diesen Kunden.
Im Portal können Sie ein Dokument nicht löschen. Um eines zu ersetzen, laden Sie die neue Fassung hoch.
Wie die Informationen geschützt sind
- Der Link in der Anfrage-E-Mail allein öffnet das Portal noch nicht. Sie müssen sich mit einer E-Mail-Adresse anmelden, die das Portal für Ihr Unternehmen kennt.
- Certivo verschlüsselt Daten bei der Übertragung und bei der Speicherung.
- Die Dienste von Certivo werden in den USA gehostet.
Was Certivo mit einem Dokument macht
- Ihr Kunde prüft die hochgeladene Datei und nimmt sie an oder lehnt sie ab.
- Sobald sie angenommen ist, liest CORA, der KI-Compliance-Assistent von Certivo, das Dokument und entnimmt ihm die Compliance-Informationen.
- Diese Informationen werden überprüft und dann verwendet, um den Status Ihrer Teile bei diesem Kunden zu aktualisieren.
Sie können diese Schritte auf der Registerkarte Your Documents (Ihre Dokumente) verfolgen. Mehr dazu unter Was nach Ihrer Antwort geschieht.
Dokumente, die Sie per E-Mail senden
Wenn Sie auf eine Anfrage-E-Mail mit Anhängen antworten, wird die Antwort dem Certivo-Arbeitsbereich Ihres Kunden zugestellt. Ihr Kunde prüft jeden Anhang, bevor er verwendet wird.
Richtlinien von Certivo
- Datenschutzerklärung (auf Englisch)
- Vertrauen und Sicherheit (auf Englisch)
- Rechtliche Dokumente (auf Englisch), einschließlich der Liste der Unterauftragsverarbeiter
Mit einem Datenschutzanliegen zu Ihren eigenen personenbezogenen Daten schreiben Sie bitte an hello@certivo.com.