Hai ricevuto un'e-mail che chiede documentazione di conformità. È stata inviata tramite Certivo per conto di uno dei tuoi clienti. Questa pagina spiega chi è Certivo, come verificare che l'e-mail sia autentica e che cosa succede dopo.
Chi è Certivo?
Certivo è la piattaforma che il tuo cliente usa per raccogliere e gestire le informazioni sulla conformità dei prodotti ricevute dai suoi fornitori. La richiesta arriva dal tuo cliente. Certivo la invia, ti mette a disposizione uno spazio in cui rispondere e tiene traccia delle risposte per conto del cliente.
Come capire se l'e-mail è autentica
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Una richiesta inviata tramite Certivo ha queste caratteristiche:
- L'indirizzo del mittente termina con
@mail.certivo.com. Di solito inizia consupplier-requests-seguito dal nome del tuo cliente. - Riporta il nome del tuo cliente. Il titolo è «Document Request from» (Richiesta di documenti da) seguito dal nome dell'azienda cliente, e l'oggetto di solito è «Compliance Documentation Request from» (Richiesta di documentazione di conformità da) seguito dallo stesso nome.
- Contiene un pulsante con la scritta «Access Vendor Portal» (Accedi al portale fornitori). Il pulsante apre una pagina su un indirizzo certivo.com.
- Elenca ciò che viene richiesto. Una tabella intitolata «Pending Compliance Actions» (Azioni di conformità in sospeso) mostra i componenti o i prodotti e l'attività prevista per ciascuno.
- Per entrare confermi il tuo indirizzo e-mail. Il portale chiede il tuo indirizzo e-mail e ti invia un codice monouso. Puoi anche accedere con un account Google o Microsoft. Non devi creare una password.
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Perché il tuo cliente te lo chiede
Normative come RoHS, REACH e le norme sui PFAS impongono alle aziende di dimostrare che cosa contengono i prodotti che vendono. Questo vale anche per i componenti e i materiali che fornisci tu: per rispettare i propri obblighi, il tuo cliente ha bisogno di informazioni da te.
Ti possono essere richiesti:
- Un certificato di conformità a una normativa
- Una dichiarazione completa dei materiali di un componente
- Una rendicontazione sui minerali di conflitto (CMRT o EMRT)
Per una spiegazione di ciascuno, vedi I documenti che ti possono essere richiesti.
Che cosa fare ora
- Seleziona Access Vendor Portal nell'e-mail.
- Accedi con il tuo indirizzo e-mail e il codice monouso che ricevi, oppure con il tuo account Google o Microsoft.
- Controlla le richieste, poi per ciascuna carica un documento o compila un questionario.
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Rispondere a una richiesta illustra ogni passaggio.
Puoi anche rispondere all'e-mail allegando i tuoi documenti in formato PDF. Arrivano al tuo cliente, che li esamina. Nel portale puoi associare ogni documento alla richiesta a cui risponde.
Perché potresti ricevere l'e-mail più di una volta
Finché hai richieste aperte, Certivo invia un promemoria a intervalli scelti dal tuo cliente. Il promemoria è la stessa e-mail, con l'elenco aggiornato delle richieste in sospeso. L'oggetto di solito inizia con «Update:» (Aggiornamento:). I promemoria si interrompono quando tutte le richieste sono completate.