Por que você recebeu uma solicitação da Certivo

Você recebeu um e-mail pedindo documentação de conformidade. Ele foi enviado por meio da Certivo, em nome de um dos seus clientes. Esta página explica quem é a Certivo, como verificar se o e-mail é legítimo e o que acontece em seguida.

Quem é a Certivo?

A Certivo é a plataforma que seu cliente usa para coletar e gerenciar as informações de conformidade de produtos que recebe dos fornecedores. A solicitação vem do seu cliente. A Certivo faz o envio, oferece a você um lugar para responder e mantém o registro das respostas para ele.

Como saber se o e-mail é legítimo

O e-mail de solicitação mostra o nome do seu cliente no topo.

Uma solicitação enviada por meio da Certivo tem estas características:

O endereço do remetente termina em @mail.certivo.com. Geralmente, ele começa com supplier-requests-, seguido do nome do seu cliente.
Ela informa o nome do seu cliente. O título diz “Document Request from” (Solicitação de documentos de), seguido do nome da empresa do cliente. O assunto geralmente diz “Compliance Documentation Request from” (Solicitação de documentação de conformidade de), seguido do mesmo nome.
Ela tem um botão de acesso ao portal. O botão se chama “Access Vendor Portal” (Acessar o portal do fornecedor) e abre uma página em um endereço certivo.com.
Ela lista o que está sendo solicitado. Uma tabela com o título “Pending Compliance Actions” (Ações de conformidade pendentes) mostra as peças ou os produtos e a tarefa de cada um.
Você confirma seu endereço de e-mail para entrar. O portal pede seu endereço de e-mail e envia a você um código de uso único. Você também pode fazer login com uma conta Google ou Microsoft. Não é preciso criar uma senha.

O botão e a lista de solicitações — Mais abaixo, o botão abre o portal e a tabela lista cada solicitação.

Por que seu cliente está pedindo isso

Regulamentações como a RoHS, o REACH e as regras sobre PFAS exigem que as empresas demonstrem o que há nos produtos que vendem. Essa exigência alcança as peças e os materiais que você fornece. Por isso, seu cliente precisa de informações suas para cumprir as próprias obrigações.

Seu cliente pode pedir:

Um certificado de conformidade com uma regulamentação
Uma declaração completa de materiais de uma peça
Um relatório de minerais de conflito (CMRT ou EMRT)

Os documentos que podem ser solicitados explica cada um deles.

O que fazer em seguida

Selecione Access Vendor Portal no e-mail.
Faça login com seu endereço de e-mail e o código de uso único que você receber, ou com sua conta Google ou Microsoft.
Confira suas solicitações e, para cada uma, envie um documento ou preencha um questionário.

A página Your Vendor Portal (Seu portal do fornecedor) — O portal lista as solicitações em aberto deste cliente.

Responder a uma solicitação mostra cada etapa em detalhes.

Você também pode responder ao e-mail com seus documentos anexados em formato PDF. Eles vão para seu cliente, que faz a análise. No portal, você pode anexar cada documento à solicitação a que ele responde.

Por que você pode receber o e-mail mais de uma vez

A Certivo envia um lembrete em um intervalo definido pelo seu cliente, enquanto você tiver solicitações em aberto. O lembrete é o mesmo e-mail, com a lista de solicitações pendentes atualizada. O assunto geralmente começa com “Update:” (Atualização:). Os lembretes param quando todas as solicitações estão concluídas.