Responder nem sempre encerra uma solicitação de imediato. Um documento enviado é analisado primeiro pelo seu cliente. As respostas de um questionário são verificadas automaticamente quando você as envia. Nos dois casos, a solicitação sai da sua lista quando o que você enviou é aprovado nas verificações de conformidade do seu cliente.
Acompanhar seus documentos
Abra a aba Your Documents (Seus documentos) no portal. Ela lista todos os documentos que você enviou por este link do portal, com a data e um indicador de andamento.
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Cada documento passa por quatro etapas:
| Etapa | O que significa |
|---|---|
| Uploaded (Enviado) | A Certivo recebeu seu arquivo. |
| Under Review (Em análise) e depois Reviewed (Analisado) | Seu cliente examina o documento e o aceita ou rejeita. |
| Verifying (Em verificação) e depois Verified (Verificado) | A Certivo lê o documento aceito, e as informações extraídas dele são verificadas. |
| Applied (Aplicado) | As informações foram usadas para atualizar suas solicitações. |
Use o filtro Document Progress (Andamento do documento) para mostrar apenas os documentos que estão em uma determinada etapa.
Quando uma solicitação é concluída
Uma solicitação sai da sua lista de pendências quando as informações que você enviou são aprovadas nas verificações do seu cliente. Isso pode levar algum tempo depois do envio, porque uma pessoa da empresa do seu cliente analisa cada documento.
Para ver o que você já concluiu em uma regulamentação, selecione o cartão dela na página principal e abra a aba Completed (Concluídas). O cartão só é exibido enquanto essa regulamentação ainda tiver solicitações pendentes.
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Se um documento for rejeitado
Um documento rejeitado mostra uma etapa Rejected (Rejeitado) em vermelho no indicador.
- Em Your Documents, selecione o documento rejeitado.
- Leia os comentários do seu cliente. O painel também mostra uma prévia do arquivo.
- Envie uma versão corrigida pela página principal, usando o botão da solicitação na coluna Action (Ação) ou Upload Documents (Enviar documentos).
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Seu cliente também pode enviar um e-mail a você sobre a rejeição. O assunto geralmente começa com “Document Rejection” (Rejeição de documento).
Sua pontuação de fornecedor
“Your Vendor Score” (Sua pontuação de fornecedor), na página principal, é a parcela das solicitações deste cliente que estão concluídas, em uma escala de 0 a 100. Não é uma avaliação da sua empresa.
A pontuação é recalculada em segundo plano. Por isso, ela pode levar algumas horas para mudar depois que você responde.
E-mails de lembrete
Enquanto você tiver solicitações em aberto, a Certivo reenvia o e-mail de solicitação em um intervalo definido pelo seu cliente. O assunto geralmente começa com “Update:” (Atualização:), e a tabela do e-mail mostra o que ainda está pendente. Os lembretes param quando todas as solicitações estão concluídas.
Não há link para cancelar o recebimento. Se você acredita que não deveria receber as solicitações, avise seu contato no cliente.