Dans le portail, chaque demande indique le justificatif dont votre client a besoin. Cette page présente les types courants et explique ce qui rend un document acceptable.
Comment lire une demande
Dans le tableau des demandes, la colonne Details (Détails) commence généralement par une mention :
- Document required (Document requis) : répondez en important un fichier.
- Document or questionnaire (Document ou questionnaire) : importez un fichier ou saisissez les réponses dans un formulaire du portail.
Une demande sans mention n'accepte qu'un questionnaire. Sélectionnez Add Evidence (Ajouter un justificatif) pour l'ouvrir.
(ouvre une vue agrandie)
Viennent ensuite le nom du justificatif et une description de ce dont votre client a besoin.
Types de justificatifs courants
| Justificatif | De quoi il s'agit |
|---|---|
| Certificate of Compliance (certificat de conformité) | Une attestation de votre entreprise qui indique si une pièce respecte une réglementation, par exemple un « RoHS Certificate of Compliance » (certificat de conformité RoHS). Une déclaration de conformité ou une déclaration du fournisseur remplit la même fonction. |
| Full Material Disclosure (déclaration complète des matériaux) | La décomposition d'une pièce en matériaux et en substances, avec leurs identifiants et leurs quantités. Certivo s'en sert pour vérifier la pièce au regard des limites applicables aux substances. |
| RoHS exemption declaration (déclaration d'exemption RoHS) | L'exemption RoHS qui s'applique à une pièce, lorsque celle-ci bénéficie d'une exemption. |
| REACH SCIP submission number (numéro de notification SCIP REACH) | Le numéro que vous recevez lorsque vous notifiez un article dans la base de données SCIP de l'UE. |
| CMRT ou EMRT | Les modèles de déclaration standard pour les minerais de conflit et pour les minerais étendus. Dans le portail, ils peuvent apparaître sous forme de codes : CMRT_COMPANY désigne un CMRT pour l'ensemble de votre entreprise, et CMRT_PRODUCT ou EMRT_PRODUCT un modèle qui couvre le produit. |
Votre client décide quelles réglementations et quels justificatifs s'appliquent à vous. Votre liste peut donc être différente.
Ce qui rend un certificat acceptable
Les demandes sont créées automatiquement lorsqu'un certificat manque ou ne peut pas être utilisé. Un certificat a toutes les chances d'être accepté dès le premier envoi s'il remplit les conditions suivantes :
- Il précise ce qu'il couvre. Indiquez les références des pièces, ou précisez clairement qu'il couvre tout ce que vous fournissez à ce client.
- Il énonce clairement le résultat. Indiquez si la pièce est conforme ou non conforme à la réglementation.
- Il est à jour. Un certificat expiré, ou rédigé d'après une ancienne version de la liste de substances d'une réglementation, vous sera demandé à nouveau.
Si une pièce est couverte par une exemption RoHS, précisez laquelle.
Full Material Disclosure (déclaration complète des matériaux)
Selon la demande, vous pouvez remplir le questionnaire Full Material Disclosure dans le portail, importer votre propre déclaration, ou choisir entre les deux.
(ouvre une vue agrandie)
Le questionnaire demande :
- Une description de la pièce et son poids total
- Chaque matériau de la pièce, avec son poids ou son pourcentage dans la pièce
- Chaque substance d'un matériau, avec son nom, son numéro CAS ou son numéro CE, et son poids ou sa concentration
Vous pouvez saisir les lignes ou les coller depuis un tableur. Une même déclaration établie pour une pièce est réutilisée pour toutes les réglementations qui l'exigent. Vous ne la remplissez donc qu'une fois.
Formats de fichier et limites de taille
| Où vous importez | Formats | Limite |
|---|---|---|
| Le bouton Upload Document ou Upload document (Importer un document) d'une demande | PDF, DOCX, XLSX, XLS, PNG, JPG. Le format DOC est aussi accepté lorsque vous partez de la page principale. | 10 fichiers par importation, 50 Mo par fichier |
| Upload Your Documents Here (Importez vos documents ici) et Upload Documents (Importer des documents) | PDF, DOCX, XLSX, XLS | 50 Mo par fichier ; la zone d'importation accepte 5 fichiers à la fois |
Les formats PDF, DOCX, XLSX et XLS fonctionnent partout. Pour envoyer une image, importez-la à partir d'une demande précise. Si vous avez un fichier DOC, le plus sûr est de l'enregistrer au format DOCX ou PDF.
Si vous n'avez pas le document
- Si la demande affiche Document or questionnaire, remplissez le questionnaire.
- Si seul un document est accepté et que vous ne pouvez pas le fournir, informez-en votre interlocuteur chez le client. Le portail ne permet pas de marquer une demande comme non applicable.