このページでは、回答の手順を最初から最後まで説明します。ほとんどのサプライヤーに必要なものは、依頼メールと、すでに手元にあるコンプライアンス書類の 2 つだけです。
ステップ 1：ポータルを開いてサインインする
- 依頼メールの Access Vendor Portal（ベンダーポータルにアクセス）を選択します。
- 「Supplier Portal」（サプライヤーポータル）という見出しのページで、メールアドレスを入力し、Continue（続行）を選択します。初めてアクセスする場合は、先に First time here? Create access with your email（初めての方：メールアドレスでアクセスを作成）を選択します。
- そのアドレスに送信されたワンタイムコードを入力します。
業務用のメールアドレスが Google または Microsoft のアカウントである場合は、代わりに Google または Microsoft ボタンを使用できます。
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依頼メールが届いたアドレスを使用してください。同じ会社のメールドメインであれば、同僚も自分の業務用アドレスでサインインできます。「サインインと同僚へのアクセス権の付与」を参照してください。
ステップ 2：依頼を探す
ポータルを開くと、「Your Vendor Portal」（貴社のベンダーポータル）という見出しのページが表示されます。右上には、貴社の顧客の名前が表示されています。
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- Compliance Requests by Regulations（規制別のコンプライアンス依頼）には、規制ごとに 1 枚のカードが表示され、未完了の依頼の件数が示されます。カードを選択すると、その規制の依頼だけが表示されます。
- All Requests（すべての依頼）には、未完了の依頼が一覧表示されます。1 行が 1 件の依頼で、部品、製品、会社全体のいずれか 1 つを対象としています。報告に関する依頼や任意の依頼がある場合は、Reporting Actions（報告に関する対応）タブと Optional Actions（任意の対応）タブに表示されます。
- Notifications（通知）には、顧客から送られた規制の更新情報とお知らせが一覧表示されます。タブの赤い数字は、未読の件数です。これらは情報提供を目的としたもので、回答は不要です。
各行では、3 つの列で必要な内容を確認できます。
| 列 | 内容 |
|---|---|
| Task（タスク） | 顧客が必要としているもの。例：「Provide RoHS Compliance Statement or Exemption Evidence」（RoHS 適合宣言書または適用除外のエビデンスを提出） |
| Details（詳細） | 依頼の説明。書類で回答できる依頼には、書類が必須か、質問票でもよいかを示すラベルが表示されます。 |
| Regulation（規制） | 依頼が関係する規制 |
部品番号や名前を探すには、表の上にある Search requests（依頼を検索）を使用します。
ステップ 3：依頼に回答する
Action（操作）列のボタンで、回答方法がわかります。ボタンの代わりに「No evidence action available」（利用できるエビデンス操作はありません）と表示されている行については、ページ上部の Upload Documents（書類をアップロード）から書類を送信します。
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Upload Document（書類をアップロード）
Upload Document を選択し、コンピューターからファイルを 1 つ以上選びます。アップロードしたファイルは、その依頼に関連付けられます。
Add Evidence（エビデンスを追加）
Add Evidence は、質問票で回答できる依頼や、複数の方法で回答できる依頼に表示されます。回答方法を選べる場合は、次の選択肢が表示されます。
- Upload document（書類をアップロード）：ファイルを送信します。
- Fill questionnaire（質問票に記入）：フォームに回答を入力します。
質問票でしか回答できない依頼の場合は、すぐに質問票が開きます。
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紛争鉱物に関する依頼では、Generate CMRT（CMRT を作成）または Generate EMRT（EMRT を作成）が表示されることもあります。選択すると、貴社の会社情報と部品情報があらかじめ入力されたフォームが開きます。フォームへの入力を完了すると、ポータルが報告テンプレートを作成し、控えをダウンロードしたうえで、提出まで行います。
質問票に記入する
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- 質問に回答します。進捗バーに残りの質問数が表示され、必須の質問がある場合は上部に通知が表示されます。
- 回答の裏付けを添える場合は、質問の下にある Attach evidence (optional)（任意でエビデンスを添付）を選択します。
- 「Your information」（ご自身の情報）で、メールアドレスを確認します。
- Submit を選択します。
途中で中断して後で再開するには、Save Draft（下書きを保存）を選択します。次に同じ依頼を開くと、下書きが残っています。
複数の依頼にまとめて回答する
多くの部品に同じ回答が必要な場合は、1 回の入力でまとめて回答できます。
- All Requests タブで、回答する依頼の行ごとに、先頭にあるチェックボックスをオンにします。見出し行のチェックボックスをオンにすると、検索とフィルターの条件に一致するすべての依頼が選択されます。
- 表の上にある Add Evidence を選択します。選択した依頼は、必要なエビデンスごとにグループ分けされます。
- Fill questionnaire が表示されているグループで、これを選択します。回答は、そのグループのすべての依頼に適用されます。一部の質問票は、依頼 1 件ずつでしか送信できません。その場合は、フォームにその旨が表示されます。
グループ内の Upload document では、ファイルはグループの最初の依頼にのみ添付されます。多くの部品を対象とする 1 つの書類を送信するには、次に説明するアップロード欄を使用してください。
依頼を選ばずに書類をアップロードする
多くの部品を対象とする証明書がすでにある場合は、ページ左側の Upload Your Documents Here（ここに書類をアップロード）、または Upload Documents ボタンを使用します。Certivo が各書類を読み取り、該当する部品に割り当てます。
このアップロード欄で使用できるのは PDF、DOCX、XLSX、XLS ファイルで、一度に 5 ファイルまで、1 ファイルあたり 50 MB までです。その他の形式については、「提出を求められることのある書類」を参照してください。
メールで送りたい場合
依頼メールに返信し、書類を PDF ファイルとして添付して送ることもできます。書類は顧客に届き、1 件ずつレビューされます。メールで送った書類は、特定の依頼には関連付けられません。ポータルでは、書類を、該当する依頼そのものに添付できます。
この後の流れ
依頼は、貴社の回答が顧客側のチェックに合格するまで、一覧に残ります。アップロードした書類の場合は、顧客によるレビューもこれに含まれます。「回答後の流れ」を参照してください。